Ergebnis

Office 365 Governance

Wissen schnell erwerben und anwenden – im Sprint Workstream

Manchmal muss es besonders schnell gehen. Zum Beispiel, wenn eine neue Aufgabe bevorsteht, für die man sich zusätzliches Wissen aneignen muss, der Arbeitsalltag aber keine Zeit dafür lässt. Oder wenn sich plötzlich die Umstände dramatisch ändern und Mitarbeitende zwingen, neue Software einzuführen, über die im eigenen Unternehmen keine ausreichenden Informationen und Erfahrungen vorliegen.

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, hat das CBA Lab den Sprint Workstream etabliert. Während in herkömmlichen Workstreams oft neun bis zwölf Monate lang an einem Thema gearbeitet wird, arbeitet der Sprint Workstream fokussiert und meistens virtuell nur einige Wochen lang zusammen und kann so bereits nach zwei oder drei Monaten ein direkt verwendbares Ergebnis liefern. Für dieses Modell eignen sich sehr konkrete Aufgaben, bei denen es stark auf aktuellen Erfahrungsaustausch ankommt.

Der erste Sprint Workstream des CBA Lab befasste sich mit insgesamt 15 konkreten Fragen rund um Office / Microsoft 365. Darunter die Tenant & Identity Strategy, die die Unternehmen selbst festlegen müssen, weil das intensive unternehmensübergreifende Zusammenarbeiten in der Microsoft-Welt alles andere als selbsterklärend ist. Aber auch Fragen wie Zugriff über private Endgeräte, Zuteilung von Ressourcen-Kontingenten für die verschiedenen Services oder ob zusätzliche Governance-Instrumente benötigt werden wurden diskutiert.

Die inhaltliche Fragestellung des Workstreams war sehr pragmatisch:

  • Was hat sich bei der Einführung von Office / Microsoft 365 bewährt, was nicht? 
  • Wo gibt es Paint-Points?
  • Welche besonderen Herausforderungen haben sich durch die Homeoffice-Strategie ergeben? 
  • Was sind notwendige 365-Governance-Prinzipien für den Betrieb?

„Office 365 Governance haben wir als Sprint Workstream angelegt“, erklärt Benjamin Zimmermann von KUKA „weil wir auf die schnellen Umsetzungbedarfe der Fachseite rasch reagieren mussten, die Homeoffice-Anbindung drängte. Trotzdem wollten wir mit bewährter Architektur strukturiert und nachhaltig vorgehen, quick and dirty war keine Option.“

Die EA-Teams in den Unternehmen begleiten die IT- und Fachabteilungen zunehmend unterstützend, Governance spielt dabei keine so dominierende Rolle mehr wie noch vor einigen Jahren. Deshalb möchte das CBA Lab schnelle Antworten auf aktuelle Fragestellungen geben, die allen im Alltag weiterhelfen. Die Workstreams können durch erfahrene Moderatoren unterstützt werden, die sich intensiv um Time Boxing, Organisation und Dokumentation kümmern und so die Team-Mitglieder entlasten.

Wir wollten mit bewährter Architektur strukturiert und nachhaltig vorgehen, quick and dirty war keine Option.
Benjamin Zimmermann
Workstreamleiter

Zum schnellen Erkenntnisgewinn wird gezielt externes Know-how eingeholt. Das können Mitgliedsunternehmen bieten, die bereits Erfahrungen mit dem Thema gemacht haben, in diesem Fall die Deutsche Telekom, aber auch Forschungseinrichtungen oder Anbie- terunternehmen.

In Sachen Dokumentation gehen die Sprint Workstreams zum Teil andere Wege. Sie haben den Anspruch, schnell die Dokumentation der einzelnen Ses- sions und des gesamten Workstreams bereitzustellen und nutzen dazu kreative Darstellungsmöglichkeiten.

Lessons Learned

  • Mindestens einen halben Tag pro Workshop einplanen!
  • Remote Workshops benötigen eine fixe Agenda.
  • Digitales Whiteboard ist dringend empfohlen, um Ergebnisse zu erarbeiten.
  • Digitale Umfragen eignen sich gut, um vorab Priorisierung der Themen zu erstellen.
  • Werden die Ergebnisse nur als Protokoll erfasst, ist sehr viel Nacharbeit notwendig, daher direkt im Workshop am Ergebnisdokument arbeiten!
  • Sprint Workstreams sind gut geeignet, um schnell einen Austausch zwischen Experten zu ermöglichen.
  • Sprint Workstreams fordern von den Teilnehmenden sehr viel Disziplin.

Das Ergebnis kann sich in Format und Inhalt sehen lassen. Es entstand eine Infografik, die als Poster aufgehängt werden und gleichzeitig als Checkliste dienen kann, für alle, die in ihren Unternehmen Office / Microsoft 365 einführen oder für jene, die den Einsatz der praktisch alle Mitarbeitenden betreffenden Software optimieren wollen.

Die Infografik ist Poster und Checkliste für alle, die in ihren Unternehmen Office / Microsoft 365 einführen oder dessen Einsatz optimieren wollen.

Download Infografik (PDF)

Der Workstream trug den Titel „Office 365 Governance“ und bezieht sich auch in seinem Ergebnisdokument auf diesen Produktnamen. Das Produkt wurde zwischenzeitlich in „Microsoft 365“ umbenannt.