Ergebnis

Ein Fundament für bessere EA-Entscheidungen

Das Enterprise Architecture Management wird von Unternehmen, Analyst:innen, Enterprise-Architekt:innen und Stakeholder:innen häufig sehr unterschiedlich wahrgenommen und interpretiert. Es fehlt deshalb an einer gemeinsamen Basis, auf der sich unterschiedliche Ansätze vergleichen und bewerten lassen. Ohne diese Basis können Unternehmen jedoch schwer ihren EA-Reifegrad einschätzen und ihren Handlungsbedarf definieren. Vorhandene Serviceangebote werden zudem nicht in vollem Umfang ausgeschöpft, weil der Nutzen nicht ausreichend klar in die Fachabteilungen kommuniziert werden kann.

In Workstreams wie „Accessible EA“ und „EA Repository Integrations“ konnte das CBA Lab zeigen, dass die Zugänglichkeit von EA stark von der Serviceorientierung und der Integration verschiedenster Informationsquellen abhängt. Der Workstream „EAM Services Catalog” hat sich zum Ziel gesetzt, aufbauend auf diesen Erkenntnissen einen Katalog für EA Services zu erstellen, der als Grundlage für eine Reifegradanalyse und die Weiterentwicklung des EAM dienen kann. Der Servicekatalog soll es außerdem ermöglichen, die im Unternehmen vorhandenen EA Services leichter kommunizierbar und abrufbar zu machen. „Wir wollten präziser definieren können, worüber wir sprechen“, sagt Workstreamleiter Hannes Schleibinger, Enterprise Architect bei MTU Aero Engines.

Zunächst recherchierten die Mitglieder des Workstreams, welche Definitionen für EA Services in der Literatur, etwa bei Analystenhäusern wie Gartner oder Forrester, zu finden sind, sammelten auf einem browser-basierten Whiteboard Themen und Ideen und verglichen die in ihren Unternehmen bereits etablierten Angebote an EA Services. Auch Definitionen aus Standards wie TOGAF und ITIL/ITSM sowie Best Practices aus dem IT-Service- und UX-Design flossen in die Betrachtung ein. „Wir haben uns angesehen, welche Services es gibt, welche wir tatsächlich verwenden und welche uns sinnvoll erscheinen“, erklärt Schleibinger. Für ein Review der Ergebnisse konnte der Wirtschaftsinformatiker Prof. Dr. Stephan Zimmermann von der Technischen Hochschule Augsburg gewonnen werden. „Das hat noch einmal wertvollen Input gebracht“, so Schleibinger weiter.

Schnell stellte sich heraus, dass die Beschreibungen von EA Services in Detailgrad und Tiefe sehr unterschiedlich ausfallen. Es galt also zunächst, sich auf ein Service Template zu verständigen, das für alle Unternehmen als Basis dienen kann und das gleichzeitig eine individuelle Anpassung an die konkreten Verhältnisse der jeweiligen Organisation ermöglicht. Das Workstreamteam entschied sich deshalb für einen zweistufigen Ansatz. Neben einer grundlegenden Einteilung der Services in verschiedene Kategorien sollte eine detaillierte Beschreibung für jeden Service als Informationsgrundlage zur Verfügung gestellt werden.

Bei der Kategorisierung konnten die Workstreammitglieder auf bereits vorhandene Erfahrungen aufbauen. Ein Unternehmen hatte beispielsweise seine EA Services in fünf Aktivitätsfelder unterteilt und berichtete in einem der Workshops über seine Erfahrungen. Ein anderes orientierte sich bei der Definition seiner Servicekategorien am „Plan-Build-Run“-Modell und konnte dank langjähriger Erfahrungen mit der Bereitstellung von EA Services die Vor- und Nachteile dieses Ansatzes detailliert darlegen.

Der Nutzen entscheidet

In der Arbeit des Workstreams zeigte sich, dass die Nutzenkommunikation einen wesentlichen Faktor für die Akzeptanz von EA Services darstellt. Für jeden Service wurde deshalb anhand typischer Fragestellungen definiert, welchen Nutzen das jeweilige Angebot bietet. „Um eine gemeinsame Basis für die Umsetzung zu haben, enthält jede Servicebeschreibung außerdem detaillierte Angaben darüber, welche Leistungen das EA-Team erbringt und welche Mitwirkungspflichten dem Auftraggebenden zufallen“, sagt Hannes Schleibinger. Eine Kategorisierung, die sich am Plan-Build-Run-Ansatz orientiert, ermöglicht es dem Workstreamleiter zufolge, den Service strategisch und organisatorisch zu verorten: „So weiß der Nutzer jederzeit, wo er sich befindet.“ Piktogramme geben darü-ber hinaus einen schnellen Überblick darüber, welche Stakeholder:innen betroffen sind, wie – sofern bereits vorhanden – das Kundenfeedback ausfällt und welche Aufwände beziehungsweise Kosten bei der Nutzung des Services entstehen. Schließlich enthält jedes Template Informationen über die Versionierung und die für den Service zuständigen Ansprechpartner:innen. „Auf dieser Basis kann jeder im Unternehmen erkennen, welche Services EAM bereitstellt, wen er für einen bestimmten Service ansprechen kann, und wie die Nutzung abläuft“, erklärt Schleibinger, „das schafft Transparenz und nützt letztlich sowohl den Enterprise-Architekt:innen als auch den Nutzer:innen der Services.“

33 Services in sechs Kategorien

Der im Workstream erarbeitete EA Services Catalog umfasst sechs Kategorien mit insgesamt 33 Services (siehe Grafik). Er gliedert sich in folgende Bereiche:

• Analyze / Strategize
  Die sieben Services in diesem Bereich dienen unter anderem dazu, den EA-Reifegrad eines Unternehmens zu bestimmen und zu benchmarken, EAM-, Business- und IT-Strategien zu entwickeln und das Projektportfolio zielgerichtet zu managen.
• Transparency & Reporting
  Dieser Sektor umfasst fünf Services, die sich vor allem mit der Dokumentation von Ist- und Ziel-Zuständen, dem Reporting von EA-Entscheidungen und dem Support von IT-Sicherheit, Datenschutz und Risikomanagement beschäftigen.
• Plan & Consult
  Die fünf Services aus dieser Kategorie helfen dabei, den Ziel-Zustand einer Architektur zu entwickeln, darauf aufbauend eine Roadmap zu erstellen, die technische Machbarkeit zu analysieren und im Rahmen eines PoC zu verifizieren. Auch die Unterstützung beim Aufbau eines neuen Unternehmensstandorts oder bei Mergers & Aqcuisitions ist hier angesiedelt.
• Guidance & Governance
  Diese Kategorie bündelt neun Services, die sich mit den Prinzipien, Standards und Rollen einer Enterprise-Architektur auseinandersetzen, Empfehlungen für die Umsetzung geben und Architektur-Enabler identifizieren.
• Tooling
  Bei diesen drei Services geht es darum, die Verfügbarkeit der EA- Tools sicherzustellen, sie kontinuierlich an die Anforderungen der Stakeholder:innen anzupassen und diese bei der Nutzung der Tools zu unterstützen.
• Communication & Training
  Dieser Bereich umfasst vier Services für Schulungen und Wissensweitergabe, den Aufbau interner und externer EA Communities sowie die Planung und Durchführung der EA-Kommunikation.

Fazit des Workstreams

Der erarbeitete Katalog stellt eine solide Basis für die Nutzung und Weiterentwicklung von EA-Services in Organisationen dar. „Unternehmen können mithilfe des Katalogs ihren EA-Reifegrad bestimmen und die nächsten Schritte definieren“, erklärt Workstreamleiter Schleibinger, „das
ist vor allem für Unternehmen sehr wertvoll, die gerade im Aufbau einer Enterprise-Architektur sind, bietet aber auch neue Ansatzpunkte und Impulse für Organisationen, die bereits über ein etabliertes EAM verfügen.“ Der Katalog könne außerdem dabei helfen, die Rolle und Zielsetzung von EAM im Unternehmen zu klären, so Schleibinger weiter: „Ein Workstreammitglied hat sich beispielsweise dazu entschlossen, auf Basis des Katalogs ein Service Statement zu formulieren, um den Sinn und Zweck von EAM in seinem Unternehmen klar herauszuarbeiten und zu kommunizieren.“

Die definierten Servicekategorien sorgen laut Schleibinger darüber hinaus für mehr Vergleichbarkeit: „Mit dem Katalog stellen wir sicher, dass wir wirklich über dieselben Dinge sprechen – sowohl innerhalb einer Organisation als auch im Austausch mit anderen Unternehmen.“ Der Katalog kann zudem die Zusammenarbeit mit den Stakeholder:innen verbessern und die Nachfrage nach den angebotenen Services steigern, ist sich der Workstreamleiter sicher: „Ich werde in Zukunft in unserem Unternehmen verstärkt kommunizieren, welche EA-Services wir anbieten“, sagt der Enterprise Architect, „das lässt sich über den Katalog sehr gut darstellen.“